OA的相关知识

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一、OA概念
OA ，办公自动化，OA是Office Automation的简写，是现代利用电脑进行全自动的办公,目的是提高效率。
协同办公(OA)软件就是采用Internet/Intranet技术，以“工作流”为引擎、以“知识文档”为容器、以“信息门户 ”为窗口，使企事业单位内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。
二、用好OA软件的两种标准
现实中关于什么是用好了OA软件，有两种标准。
其一是实施验收成功标准，指的是厂商在客户那成功完成了软件项目的实施验收，收到了项目尾款。各个软件厂商市场宣传时所说的“客户数量”就是以此为标准的。
其二是客户真正将软件推广及深化应用成功，该类客户往往都是软件厂商的标杆客户。
这两种标准差异很大，所以造成了各个厂商的客户数很多，但标杆客户很少。
三、软件项目的四个阶段
OA管理分四个阶段：OA选型、OA实施、OA推广、OA深化应用。
之所以出现两种标准的巨大差异，原因在于厂商和客户都只重视和关注了软件管理的前两个阶段，而忽略了后两个阶段。
前两个阶段（软件选型、软件实施）是软件厂商能协助或者提供的服务；后两个阶段（软件推广、软件深化应用）不属于软件生产范畴，而属于管理咨询范畴，是软件厂商并不擅长的，也不应该是软件厂商的责任，而是企业OA项目小组的责任。
四、OA整体价值点
协同OA从企事业机构的应用来看，可以看到总体具备以下几大价值点：
(1). 落实管理制度、工作流程自动化
　　这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。目前的企业和单位都存在着大量的工作流程，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报，等等，都是一些流程化的工作，每个单位都会有大量的流程。通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率，极大的减少中间环节的摩擦。
(2). 知识文档自动化管理的自动化
　　使各类的文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。
(3). 信息发布平台
　　          内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子通告、新闻发布、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在组织内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够即时的了解组织内部的发展动态。
(4). 内部通讯平台
　　建立组织内部的邮件系统，短信系统，即时通讯系统、论坛、个人博客等，使组织内部的通讯和信息交流快捷通畅。
(5). 辅助办公
　它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公物品管理、图书管理等与我们日常办公事务性的工作相结合的各种辅助办公，要实现这个辅助办公的自动化。
(6). 信息集成
　　我们每一个单位，特别是企业都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统。作为我们企业的信息源，往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些企业的业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效的获得整体的信息，提高整体的反应速度。?
(7). 实现分布式办公
就是要解决分布式办公和移动办公，要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，市场竞争使企业的规模越来越大，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。
五、OA选型
　　上OA条件：
(1). 了解自己的需求
　　    是否能很清晰的了解自己的办公需求，以及需求的重点，OA软件成功实施的重要前提，也是选择OA厂商的重要参考指标。就像你上街买一件日用品，日用品的种类很多，价格迥异，适合不同的消费群体。所以第一步，你必须知道自己要什么。
(2). 组织保障
OA系统的实施应用，触及大家的工作习惯，甚至各个业务部门利益，加上OA系统的用户基本涵盖所有组织成员。特别是在初期，实施阻力较大，是否有一个强有力的项目组保障是关键所在。　　
OA规划：
在具备上OA的两个基本条件后，同时需要来规划OA系统，系统规划包括这些问题的考虑：
　· 实施目标及明确需求？
· 是分期实施、还是一次性实施？
· 系统实施的范围？是全单位，还是局部？
· 单位管理制度上是否前行，是否作好了改造的准备？
· 资金是否到位？是否配备了专门的管理员负责？
 
　 误区：
误区一、认为OA就是行政办公，就是收发文。
误区二：认为OA只是文件的审批和管理。
误区三：认为OA是ERP的一部分，认为OA很简单，是从属于其他系统。
OA的管理思想与ERP完全不一样，ERP主要注重在物料，物流，资金的管理，是以结果为导向。OA与ERP的发展思路和管理思想完全不一样，OA注重对人和过程的管理，通过管人来管理具体的事务，这些事务每天都可能在变化，所以OA强调灵活性和协同性。因为企业人与人之间的协同是需要流程来规范。所以OA的核心是以人力资源为核心(人力资源主要是进行权限和安全体系的控制)，以工作流为血脉的核心平台，在该平台上再搭建其他的应用功能模块，同时OA的牵涉的范围比ERP要广得多，涉及到各个部门的应用，所以OA需要门户，不同用户，不同权限的人进入系统看到的都是与他们工作相关的信息，没有权限的信息都看不到。
误区四、认为OA的终极目标就是手工转为电子化。
　　协同OA作为一个管理软件，一定要把一些先进的管理和设计理念通过软件进行固化来为企业管理提升价值，否则为了电子化而电子化对企业没有太大的管理价值。手工转为电子化只是OA的第一步，对管理层来说，企业实施OA是需要花费很大的人力，物力，财力去实现，关键是引入软件这一工具来对管理进行变革以适应外部的竞争和企业发展。所以OA对企业管理核心有几方面：
　　第一：提升企业办公效率同时，重在执行力的提升
　　第二：OA的终极目的最终是为企业战略发展和管理服务
　　第三：规范公司的管理，避免人为的因素：
　　第四：部门与部门，员工与员工之间信息的沟通和共享
　　第五：知识的沉淀和痕迹的保留
　　第六：加强对员工日常行为的考核：
误区五：认为OA实施很简单，是信息部门的事情。
　　OA作为管理软件，最终应用到企业，软件只是一个工具，关键靠人去用，企业应用深度与否取决于企业领导层重视程度，以及配套的管理制度保证和供应商的服务能力，两者缺一不可。仅仅通过信息部门或者某一个部门去推动，最终只会导致在整个公司应用的失败。同时供应商一定需要有丰富的实施应用经验来帮助企业推进项目实施进度和规避实施风险。所以对于供应商的选择不仅仅是产品。当然光有快速反应能力没有解决问题的能力也是不可以的。所以在选择供应商时，建议选择专业定位于OA的有过众多成功案例的知名厂商。
误区六：认为OA马上就可以见到效果，认为OA可以一蹴而就。
　　OA是一个系统工程，需要整体规划，分步来实施，关键是企业需要把目前最迫切，最关键，见效最快的需求先提炼出来，在此基础上逐渐加深应用，然后在扩展新的需求。目前很多企业对OA的选型有很大的局限在于认为满足现在的需求就可以，其实OA的深度和广度可以很深很广，很多企业因为对OA的规划不了解，所以导致OA在应用过一段时间以后遇到瓶颈。建议企业前期需要规划好，然后按照企业实际需要在今后几年在加深应用深度的基础上，分步实施需要的功能。
六、OA需求建议  
(1).需求陷阱------贪大求全  
(2). 需求分析建议
　　所以你必须这么去整理需求，从繁杂浩瀚的细节中脱出身来，本位主义一概放到后面，先找到一个组织共性的需求———协同，然后才是关键部门的需求，最后才是重要角色的需求。另外你可能有其他各种需求，有你敬畏的上级提出的，有强势部门提出的，有不起眼的人提出的，其技术难度和实施难度可能有天壤之别，必须衡量轻重缓急以及其需求是否满足对全局的成败影响。否则这些汇总的需求将使得你毫无把握项目主干进度的节奏的能力，双方有限的资源被分解为千疮百孔补丁工程，重蹈前人久拖不上的覆辙。
七、OA实施注意事项及实施经验分享
　　科学的选型，只是走完了OA系统建设的第一步，接下来，最重要的环节，便是实施。多数OA系统的实施周期都很长，好的实施服务，也是企业选择OA系统需要重点考虑的因素。
　　l 目前大部分OA采用B/S（Browser/Server）结构，相比其他的历史时期和其他大型软件系统来说，OA使用在国内处在一个最成熟的时期，B/S结构承袭了普通用户的上网习惯，我们有用好它的技术基础。　
　 2 推广OA，是一把手工程，需要领导的重视与推进。要求员工使用OA。从另一方面说，领导自己要以身作则，改变传统的办公习惯。这里可能反过来了，员工希望领导能配合使用，否则大家都用不起来，因为领导没有批文件哪。
　　3 站在收益的高度来看待OA实施，就是说实施OA就是要有收益的，否则我们为什么要投资呢；既然是有收益的，那么我们可以分步推进，每一步都要产生阶段成果。比如制定推广计划，从几月份开始，不再发纸质通知或公文，全在OA中获取信息或审批文件。　
　　4 不要指望以后用起来。软件应用的特征就是这样的，只要在开始推进的时候不用，那么以后基本上就捡不起来了。纵观十多年来国内绝大多数软件项目实施的经验，这一规律基本上无甚例外。　
　　5 不怕“出乱子”，避免消极管理，而要积极管理，先放后收，保护和促进基层员工的积极性。（消极管理的逻辑是——某些应用可能会带来一些乱子，那么一刀切，大家都不要用了；积极管理的逻辑是——某些应用即使可能带来一些负面的效果，但是为了信息化发展、为了办公效率的提高、为了组织整体能力的提升，我们还是要将这些功能用起来，只是多一些管理而已。负责人的智者会选择积极管理。）比如论坛、即时沟通，一些娱乐性的图片、视频文件，等等，从兴趣开始推进OA的应用。　
　　6 OA用得非常成功的案例是很多的，所以不要有什么顾虑。比如一年节约办公成本上百万，同时有四五百人在线，用户对OA有很大的依赖性，如果哪一天不能上OA了，工作就会受影响、工作非常不适应等，那么则说明这个协同办公系统应用已经成功了。
八、OA失败常见原因分析
　　首先协同OA实施上线时，大家就会有本位的思想在左右着日常实施工作的开展：
　　(1). 认为OA项目一上马就可以见效；
　　(2). 认为OA可完全代替传统工作操作；
　　(3). 认为OA只是IT类部门的事情；
　　(4). 认为可以把所有的流程电子化，求全求大，包括不成熟的流程也硬搬到OA中；
　　(5). 认为OA项目可以在短时间内一步到位；
　　同时，也忽略了OA项目中存在的风险，在实施推广过程中没有加以控制和改进，如：
　　(1). 领导不重视
　　(2). 项目目标太大
　　(3). 项目人员不熟悉公司制度流程
　　(4). 项目人员变动
　　(5). 需求不断变更
　　(6). 不改变办公习惯
　　(7). 项目前热后冷

九、OA技术平台分析 

    随着OA应用内容的不断扩展，OA技术也在不断发展，从过去的BASIC＋文件系统到VB＋ACCESS、DELPHI＋ORACLE等等，到目前基本形成了三大主流技术：
  1. 微软的.net+关系型数据库（RDB）技术
     微软以其功能强大、易用的OFFICE套件占领了桌面应用，受到广大办公人员的喜爱，基于.net＋RDB的办公平台则以简单、灵活、易用的特点获得了广泛的市场。
  2. SUN的JAVA＋RDB技术
    JAVA（J2EE标准）以其开放性、与平台无关性引领着技术发展方向，并迅速在各类应用系统中得到广泛应用与推广，在OA领域市场领域不断扩大。
    以下是二种技术平台的简单比较：
由上述比较可以看出，当组织规模比较大、应用环境比较复杂（应用系统多、平台杂）时采用J2EE技术更为合适，当组织规模相对较小、应用简单时选择.net则更为合适。
 

3.IBM Lotus Domino技术 

    在ERP、CRM等业务系统平台选择上主要是.net与JAVA之争，但在办公自动化领域则不能忘却另一大主流技术――IBM Lotus Domino。 

     Lotus自1989年推出，以电子邮件、协同、非结构文档处理、安全机制见长，到目前拥有1.18亿用户，一度成为OA的标准应用与开发平台。在OA领域，Lotus Notes/Domino 是一个世界领先的企业级通讯、协同工作及Internet/Intranet平台；具有完善的工作流控制、数据库复制技术和完善可靠的安全机制；尤其适合于处理各种非结构化与半结构化的文档数据、建立工作流应用、建立各类基于Web的应用。它全面实现了对非结构化信息的管理和共享，内含强大的电子邮件功能及工作流软件开发环境，是实现群组协同工作、办公自动化的最佳开发环境。

然而随着OA应用的内涵不断丰富，Domino也暴露出一些明显的弱点，不妨将技术原理相同的.net/JAVA与Domino作一简单的比较(以OA应用为前提)： 

  .net/JAVA更类似3GL工具，应用功能的实现需要更多的开发或集成，应用的成熟需要不断的进行功能沉淀与积累；而Domino更像4GL工具，提供了业界领先的协同工具、企业级文档处理、文档级安全控制机制、大量的应用模板，使其更擅长办公应用支撑，但面对大量结构化业务信息处理时则显得明显不足。 

4.OA全新的解决方案 

   三大主流技术的优缺点非常明显，面对新的OA需求，很难选择其中一种主流技术来完满解决，通过多年的探索与实践，选择了J2EE＋Domino构建OA平台，很好地满足了以知识管理为核心、以实时协作为技术支撑手段，以统一的知识门户为展现方式的OA需求。 

   整个解决方案基于面向服务的应用（SOA）设计理念，遵循J2EE标准，以门户为应用框架，融结构化数据、非结构化数据处理于一体，支持分布式协同计算、信息集成和业务流程集成。 

  方案特点： 

  1. 基于SOA，遵循J2EE标准，保证了系统的灵活性、可用性、可集成性和可伸缩性，能够满足不同层次、不同时期的需求； 

  2. 充分利用了RDB擅长结构化数据处理、Domino擅长非结构数据处理技术，实现了组织内部外部显性知识（文档、表格等）的有效获取、沉淀、共享、学习、应用与创新，同时将组织中存在的大量业务数据进行集成，实现信息知识化； 

  3. 借助Domino强大的协同工具，实现组织的隐性知识（专家经验）显性化，管理流程与业务流程的整合，打破固有的责权体系实现跨部门、跨地域、跨时域的协作，并帮助构建新型的虚拟团队管理模式，实现管理和谐化； 

  4. 通过Portal技术，构建统一的知识门户，并根据个人喜好定制自己的工作平台，实现真正的以人为本的管理思想，同时将合适的知识以合适的方式在合适的时间传递给合适的员工，以提升员工的综合素质，强化执行能力。 

  新的解决方案集多种技术的优势于一体，优点非常明显，但也存在投资成本较高的问题，在实际使用时可以考虑项目的具体特点，灵活进行组合，如在以知识管理、文档处理、流程审批等为主、业务数据处理为辅（如业务报表展现）的情况下，可以采用Domino+JBOSS/Tomcat+MySQL方案，在保证系统可用性的前提降低项目成本。 

  总结 ：

  伴随组织面临的竞争环境不断变化，OA的内涵与外延都会不断的拓展，知识管理、实时协同、业务流程及信息集成、个性化门户将会丰富与完善OA应用，同时IT技术的飞速发展，必然会有创新性的技术，以统一的支撑平台来解决OA需求。 

十、OA扩展升级-协同管理平台
　　OA是Office Automation的简写，是办公自动化,与ERP 相辅相成的 管理 软件或管理平台工具,主要基于系统的沟通功能、流程功能实现办公软件协同化常规化的行政管理需求， oa随着市场发展其厂商的产品功能已有与erp的复杂程度逐步靠近，很多OA厂商均标榜自己不再是OA软件提供商，而是协同办公系统、协同管理平台系统的提供商，传统的oa办公自动化应用已经过度到了协同管理平台的层面。
　  CMP（全称Cooperation Management Platform 译为协同管理平台），。
　　而协同管理平台CMP在应用中，最重要的就是需要做到可DIY、个性化，满足不同企业及不同阶段的需求。灵活性和扩展性是系统可DIY特性最重要的表现。
　　目前市场上的CMP协同管理平台大都以Web为架构，遵循SOA（面向服务的体系结构）产品设计理念，采用java语言开发，DIYCMP所有模块都是统一集成在CMP （Cooperation Management Platform 协同管理平台）平台上（主要竞争对手来自于SAP和Oracle），DIYCMP模块的组件化的结构能够自由集成各种组件以满足企业特殊需求，是一套全面，完善的综合性企业管理软件，庞大的可DIY的OA系统DIYCMP协同管理平台是新一代协同管理商务套件系统，整个DIYCMP协同管理平台OA系统由6大协同子系统构成：协同办公系统、协同客户关系管理系统CRM、协同人力资源管理HR、协同财务预算管理系统、协同项目管理系统PDM、协同资产管理系统。各子系统既可以独立使用又可以组合使用，组合使用可以实现数据的无缝连接共享。
 
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